Privacy en gegevensbescherming

3. Waarom gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor onder meer de volgende doelen:

• het beantwoorden van vragen en behandelen van introductieaanvragen;
• het plannen en begeleiden van introducties;
• screening, ballotage en beoordeling door het bestuur en de ballotagecommissie;
• het aangaan en uitvoeren van het aspirant-lidmaatschap en lidmaatschap;
• ledenadministratie en aanmelding of mutaties bij de KNSA;
• organisatie van trainingen, wedstrijden, reserveringen, schietbeurten en vrijwilligersdiensten;
• veiligheidsbewaking, incidentafhandeling en naleving van wet- en regelgeving;
• financiële administratie en inning van verschuldigde bedragen;
• het versturen van contributie-betaallinks, facturen, aanmaningen, inlog- en wedstrijdmeldingen;
• het versturen van verjaardagskaarten aan leden;
• inzicht in het gebruik van de website via bezoekersstatistieken;
• het efficiënt en gezamenlijk afhandelen van verenigingspost door het secretariaat en bestuur;
• het koppelen van e-mailbijlagen als bewijs aan de financiële administratie, voor de boekhouding en het afstemmen van betalingen en uitbetalingen (reconciliatie);
• beveiliging, beheer en verbetering van de website en het ledenportaal.

Introductieaanvragen, lidmaatschap en reserveringen verwerken wij voor de uitvoering of voorbereiding van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Wettelijke registratie- en fiscale verplichtingen vallen onder artikel 6 lid 1 onder c. Beveiliging, misbruikpreventie en noodzakelijke verenigingsadministratie kunnen berusten op een gerechtvaardigd belang (onder f), na afweging van jouw rechten. KNSA-regels vormen op zichzelf geen wettelijke AVG-grondslag. Toestemming (onder a) gebruiken wij waar die vereist is.

Voor de mailmodule baseren wij ons op het gerechtvaardigd belang van een doelmatige verenigingsadministratie en gezamenlijke afhandeling van verenigingspost (artikel 6 lid 1 onder f AVG), met afweging van jouw rechten en belangen. Voor zover de verwerking nodig is voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst, is die overeenkomst de grondslag (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Voor het bewaren van financiële stukken waarop een wettelijke fiscale bewaarplicht rust, geldt de hiervoor genoemde wettelijke verplichting.

Voor het versturen van verjaardagskaarten baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om het contact met en de betrokkenheid van onze leden te onderhouden (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Hiervoor gebruiken wij de geboortedatum voor de planning en delen wij alleen de naam en het postadres met de druk- en postdienst. Wil je geen verjaardagskaart ontvangen, dan kun je dit doorgeven aan het secretariaat via info@svgroningen.nl. Wij stoppen dan met deze verzendingen aan jou.

5. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld en houden rekening met wettelijke en KNSA-bewaarverplichtingen.

De hieronder genoemde termijnen beschrijven ons bewaarbeleid. De secretaris is verantwoordelijk voor de handmatige opschoning van e-mail en bijlagen. Bij de uitvoering wordt vastgelegd wanneer is opgeschoond, welke categorie gegevens het betrof en welke bewaartermijn is toegepast, zonder de verwijderde berichtinhoud opnieuw vast te leggen. Daarbij worden ook achterstallige gegevens, mailboxkopieën en bijlagen beoordeeld. Financiële stukken, introductie- en lidmaatschapsdossiers en stukken over concrete geschillen worden beoordeeld volgens hun eigen bewaartermijn. Automatische opschoning in het portaal is nog niet ingericht. [TE BEVESTIGEN: de toepasselijke back-uptermijnen en de procedure om eerder verwijderde gegevens na herstel van een back-up opnieuw te verwijderen.]

• Algemene contactberichten en overige e-mail: zolang nodig voor de afhandeling en in beginsel uiterlijk één jaar na afronding van de vraag. Dit is de bewaartermijn van de vereniging, geen algemene wettelijke bewaartermijn voor e-mail. Berichten en bijlagen die behoren tot de financiële administratie, een introductie- of lidmaatschapsdossier of een concreet geschil vallen onder de daarvoor geldende termijn hieronder. De inhoud en het doel van het bericht bepalen de bewaartermijn; opslag in de mailmodule is op zichzelf geen reden om het langer te bewaren.
• Introductieaanvragen en ballotage: gegevens uit het aanmeldformulier en de verdere introductie- en ballotageprocedure bewaren wij zolang de aanvraag en beoordeling lopen. Daarna verwijderen wij deze uiterlijk twaalf maanden na afronding van die procedure, tenzij een langer lopend contact, geschil of wettelijke plicht dat noodzakelijk maakt. Het afzonderlijke wettelijke introducéregister valt niet onder deze termijn: daarin bewaren wij de verplichte gegevens minimaal drie jaar volgens de Circulaire wapens en munitie. Daarna worden gegevens verwijderd zodra er geen aantoonbare noodzaak of bewaarplicht meer bestaat. Wij bewaren geen kopie van een identiteitsbewijs. Word je aspirant-lid of lid, dan nemen wij alleen de gegevens over die nodig zijn voor het lidmaatschap en de daarbij behorende administratie.
• Ledenadministratie: gedurende het lidmaatschap en uiterlijk twee jaar na beëindiging, overeenkomstig de bewaartermijn in ons bestaande protocol. Gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt, zoals registers en financiële stukken, worden afzonderlijk gedurende die termijn bewaard. Voor langer bewaren vanwege een concreet geschil of rechtsvordering leggen wij de noodzaak vast.
• Financiële administratie en bijbehorende correspondentie: zeven jaar voor de gegevens waarvoor die wettelijke bewaarplicht geldt. Hieronder vallen onder meer facturen, betaal- en uitbetalingsrapporten, waaronder SumUp-uitbetalingsrapporten, en de bijbehorende e-mail, contracten en afspraken voor zover die nodig zijn als administratief bewijs. De fiscale bewaartermijn begint wanneer de gegevens hun actuele betekenis voor de administratie verliezen. Een lopend contract kan daarom eerst gedurende de looptijd en daarna nog zeven jaar bewaard moeten worden. Voor zover fiscale gegevens over onroerende zaken een bewaarplicht van tien jaar hebben, passen wij die termijn toe. Na afloop verwijderen wij de persoonsgegevens zodra er geen andere aantoonbare noodzaak of wettelijke bewaarplicht meer is.
• Lopende afspraken, geschillen en rechtsvorderingen: de daarvoor noodzakelijke berichten en bijlagen kunnen langer worden bewaard wanneer dit nodig is om rechten of verplichtingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Wij leggen de reden en de toepasselijke termijn per dossier vast, houden rekening met de relevante verjaringstermijn en eventuele stuiting daarvan, en beoordelen opnieuw of bewaring nodig is zodra het dossier is afgerond. Dit geldt uitsluitend voor relevante stukken, niet voor de volledige mailbox.
• Technische beveiligings- en loggegevens: zo kort mogelijk en alleen zolang nodig voor beveiliging, foutopsporing en misbruikpreventie.

7. Jouw privacyrechten

Je kunt, voor zover van toepassing, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of overdracht van persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken wanneer de verwerking daarop berust.

Verzoeken over persoonsgegevens in e-mail en bijlagen worden via het secretariaat behandeld. Gebruik hiervoor de onderstaande contactmogelijkheid. De rechten en werkwijze in dit onderdeel gelden ook voor deze verzoeken.

Stuur een verzoek naar info@svgroningen.nl. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Alleen bij een complex of groot verzoek mogen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen; daarover informeren wij je binnen de eerste maand. Bij een weigering lichten wij de concrete reden en toepasselijke uitzondering toe. Een bewaarplicht of noodzakelijke rechtsvordering kan verwijdering beperken; een algemeen beroep op veiligheid volstaat niet. Voor klachten over de verwerking van persoonsgegevens kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.